Общение – неотъемлемая часть жизни любого человека. Однако в процессе его каждый человек преследует определенные цели. Он стремится узнать что-то новое, получить необходимую информацию, найти ответ на свой вопрос, заинтересовать окружающих какой-то проблемой и другие. Для достижения цели стоит обратить внимание на правила ведения беседы, которые помогут более грамотно и эффективно организовать диалог. Кроме того, не стоит забывать и о том, что собеседник в процессе общения тоже преследует конкретные цели, поэтому необходимо как-то ухитриться и обыграть его.
Главные правила ведения беседы
Все существующие правила можно свести к нескольким основным, которые и будут помогать правильно организовать диалог. К ним относятся следующие:
- Не стоит просить прощения в самом начале диалога. Начиная разговор с извинений, говорящий оказывает собеседнику, что ситуация является для него чем-то невыгодной или неудобной, тем самым проявляет сою слабость;
- Во время диалога не стоит сваливать вину на окружающих. Важно взять ответственность на себя, иначе собеседник будет сомневаться в способности говорящего адекватно оценивать ситуацию;
- Самоконтроль – важная составляющая общения. Нетерпеливость и раздражение создают благоприятную основу для развития нового конфликта, показывают собеседнику слабость говорящего.
- Не стоит недооценивать интеллект партнера. Снисходительный тон в процессе общения будут передаваться даже невербальным образом.
- Не надо загонять собеседника в угол. Своевременный маневр, который дает говорящему возможность отступить, вовсе не говорит о потере его лица или о слабости. Он, наоборот, подчеркивает достоинства говорящего.
- Стоит избегать открытой конфронтации.
- Не стоит прерывать диалог или уходить от разговора в попытках избежать неприятной темы.
- Личные оскорбления и негативные ярлыки порождают негодование и обиду. Они способствуют появлению или усилению комплексов, что явно не нацеливает на благополучный исход беседы.
- Стремление вызвать у собеседника чувство вины или обвинить его в чем-то порождает исключительно желание отплатить той же монетой.
- Ультиматумы и требования обычно вызывают протест собеседника или просто приводят его в ярость.
- Не стоит употреблять в речи обобщающие слова, превышающие значимость происходящего. Обычно они говорят об осуждении говорящим собеседника.
- Не стоит часто прерывать собеседника.
Особенности деловой беседы
Одной из разновидностей общения является деловая беседа. Она представляет собой важнейший и основной элемент управленческой деятельности. Разговор всегда считался довольно эффективной и самой дешевой формой получения желаемой и необходимой информации. Такой пункт, как умение разговаривать с людьми, то есть находить контакт с коллегами, заказчиками, конкурентам, является одним из главных качеств профессионала в менеджменте.
Функции деловой беседы
Правильно проведенная беседа по телефону или же грамотное представление материалов на переговорах и совещании является залогом успеха. Однако можно выделить несколько основных функций беседы:
- начало довольно перспективных процессов и различных мероприятий;
- грамотный контроль и координация уже начатых процессов и мероприятий;
- стимулирование движение мысли человека в новых направлениях;
- поддержание важных деловых контактов на разных уровнях: на уровне организаций, отраслей, объединений и даже целых государств;
- взаимное общение представителей одной деловой среды;
Функций деловой беседы довольно много. Исходя из этого, можно сделать вывод, что учиться этому искусству не просто можно, но и нужно. Это не будет лишним навыком, а только поможет в различных жизненных ситуациях.
Условия успешной деловой беседы
Для достижения результата переговоров стоит соблюдать правила ведения деловой беседы. К ним относится:
- способность заинтересовать своего собеседника, а также убедить его в том, что беседа одинаково важна для обоих;
- умение создать во время встречи атмосферу взаимного доверия;
- умение применять методы внушения и убеждения в процессе передачи той или иной информации.
Беседа не сложится удачно в том случае, если она не будет подготовленной. В первую очередь, необходимо продумать цели и задачи разговора, продумать тактику общения, а уже после этого перейти к подготовке вспомогательных средств.
Перед началом беседы необходимо четко продумать, какие вопросы и в какой последовательности стоит задавать собеседнику. Не будет лишним подготовить перечень вопросов в письменном виде и положить их перед собой во время предстоящей беседы. Это позволит не упустить все самое необходимое.
Важные моменты
Специалисты по деловому общению советуют продумать говорящему, как себя вести во время беседы, продумать возможный ее исход и свою реакцию на него. Важно правильно поставить себя в случае согласия собеседника или его категорического отказа. Неправильное поведение в той или иной ситуации может привести к потере делового партнера.
Стоит обратить внимание на то, что категорически запрещается:
- начинать деловой разговор в коридоре или еще где-то на ходу;
- начинать разговор с общих фраз, которые могут поставить говорящего в невыгодное положение или же излишне показать его заинтересованность в решении проблемы;
- показывать собеседнику тем или иным способом, что его не ждали;
- совмещать деловую беседу с другими видами работы, например, с оформлением бумаг или разговором по телефону.
Соблюдая основные рекомендации по ведению беседы, говорящий сможет обеспечить себе успех даже в самом нелегком деле.