Правила делового общения по телефону должен знать каждый человек. Ведь такие знания необходимы при устройстве на работу, и, конечно, непосредственно в самой работе. Благодаря соблюдению простых правил человек будет выглядеть как профессионал своего дела, тем самым поднимая репутацию своей фирмы или компании. С грамотным человеком приятнее общаться, а это значит, что у него больше возможностей реализовать себя в карьерном плане. Следовательно, руководство предприятия будет ценить и уважать профессионала своего дела.

Не представляется возможным знание правил телефонного делового этикета без знания общих правил ведения телефонных разговоров, в том числе и разговоров по мобильному телефону.

Общепринятые правила разговора по телефону

Отвечать на звонок не дольше четвертого звонка

Чем дольше человек ждет, тем больше он раздражается. От ожидания зависит первое представление о том месте, где вы работаете. Также составляется мнение о заинтересованности фирмы в звонившем, то есть в клиентах.

Если ответить на звонок сразу, то звонивший может подумать, что фирма не очень занята, а сотрудники скучают. Еще такая задержка в ответе поможет сосредоточиться на телефонном разговоре.

Выбор редакции:   Востребованные профессии будущего, какие они?

Не следует отвлекаться при разговоре на других людей

Также необходимо завершить разговор, если к вам кто-то пришел. Не забывая при этом извиниться и сказать, что перезвоните позже.

Нельзя отвлекаться на посторонние дела

Неприлично пить, есть, жевать, шуршать бумагой, курить и др.

Не рекомендуется просить ожидать вас, отвечая «Минуточку…»

При своей занятости лучше лучшим вариантом будет предложение перезвонить, не забыв извиниться.

Обязательно нужно перезванивать, если ожидают вашего звонка

И сделать это лучше в течение 10 минут.

Вежливость

При разговоре по телефону во время работы следует помнить, что деловое общение не должно превышать четырех минут. Большее время считается моветоном. Ни в коем случае нельзя кричать и ругаться по телефону. При подобных действиях нужно просто положить трубку.

Нюансы делового общения по телефону

Основной целью телефонных деловых разговоров является получение наиболее точной и полной информации, которая будет исключать повторные уточнения. Главные критерии, которыми должен обладать звонивший, считаются:

  • умение слушать;
  • отвечать спокойно;
  • вовремя замолчать.

При разговоре по телефону во время работы следует использовать общепринятые правила для любых разговоров, а не только деловых. Также к ним добавляется ряд особых рекомендаций.

Выбор редакции:   Работа для мамочек в декрете, или как заработать, если рассчитывать не на кого?

Краткость

Говорить нужно только по делу, не отвлекаясь на посторонние темы. Если человек незнакомый, то нужно кратко представиться, назвав фамилию, имя, отчество, предприятие и свою должность. Необходимо уточнить, с кем идет разговор.

Необходимо сообщить о чем будет идти речь, рассказав подробности и причины. Немаловажным считается вопрос о занятости человека. Если у абонента нет времени на разговор, то целесообразно будет спросить когда ему можно перезвонить.

Вежливость

В дополнение к общим правилам ведения телефонных разговоров следует сказать, что ведя деловые переговоры по телефону нужно улыбаться и настраивать собеседника на позитивный разговор. Хоть и абонент не видит вашей улыбки, но он ее замечательно чувствует.

В речи чаще упоминать имя человека.

Ни в коем случае нельзя употреблять в речи жаргонные, уменьшительно-ласкательные и слова-перевертыши.

Терпение

Следует внимательно выслушать собеседника., не прерывая его разговора. Не стоит возражать, говорить слово «нет». Лучше мягко отклонить его предложения, говоря: «Мы пересмотрим ваши предложения..» или подобрав другую подходящую фразу.

Говорить нужно спокойно, не кричать. Но и монотонности также следует избегать. Необходимо менять интонацию и темп разговора.

Выбор редакции:   Права беременной женщины на работе: что нужно знать?

При общении необходимо выдерживать паузы. Если собеседник плохо понимает, о чем идет речь, тогда нужно перефразировать, сказать ту же самую информацию, но другими словами.

Внимательность

Все нюансы разговора следует записывать. Мельчайшие важные подробности имеют особенность забываться. Имена, телефоны, другие контакты и цифры заносить лучше в блокнот или ежедневник.

Повторение

В конце разговора нужно уточнить, все ли понял собеседник. Повторить важные моменты, подвести итоги и перечислить действия, которые необходимо принять в дальнейшем: что, когда и как нужно сделать. Также надо расставить приоритеты в действиях: кто чем будет заниматься и к какому сроку завершить дело.

После проведенного телефонного разговора, необходимо оценить важность и качество общения: все ли пункты соблюдены, достигнута ли цель общения, кому и как донести результат разговора. Результаты целесообразнее записать: о чем договорились с собеседником, что обещано сделать.

Видео по теме: