Правила делового общения по телефону должен знать каждый человек. Ведь такие знания необходимы при устройстве на работу, и, конечно, непосредственно в самой работе. Благодаря соблюдению простых правил человек будет выглядеть как профессионал своего дела, тем самым поднимая репутацию своей фирмы или компании. С грамотным человеком приятнее общаться, а это значит, что у него больше возможностей реализовать себя в карьерном плане. Следовательно, руководство предприятия будет ценить и уважать профессионала своего дела.

Не представляется возможным знание правил телефонного делового этикета без знания общих правил ведения телефонных разговоров, в том числе и разговоров по мобильному телефону.

Общепринятые правила разговора по телефону

Отвечать на звонок не дольше четвертого звонка

Чем дольше человек ждет, тем больше он раздражается. От ожидания зависит первое представление о том месте, где вы работаете. Также составляется мнение о заинтересованности фирмы в звонившем, то есть в клиентах.

Если ответить на звонок сразу, то звонивший может подумать, что фирма не очень занята, а сотрудники скучают. Еще такая задержка в ответе поможет сосредоточиться на телефонном разговоре.

Не следует отвлекаться при разговоре на других людей

Также необходимо завершить разговор, если к вам кто-то пришел. Не забывая при этом извиниться и сказать, что перезвоните позже.

Нельзя отвлекаться на посторонние дела

Неприлично пить, есть, жевать, шуршать бумагой, курить и др.

Не рекомендуется просить ожидать вас, отвечая «Минуточку…»

При своей занятости лучше лучшим вариантом будет предложение перезвонить, не забыв извиниться.

Обязательно нужно перезванивать, если ожидают вашего звонка

И сделать это лучше в течение 10 минут.

Вежливость

При разговоре по телефону во время работы следует помнить, что деловое общение не должно превышать четырех минут. Большее время считается моветоном. Ни в коем случае нельзя кричать и ругаться по телефону. При подобных действиях нужно просто положить трубку.

Нюансы делового общения по телефону

Основной целью телефонных деловых разговоров является получение наиболее точной и полной информации, которая будет исключать повторные уточнения. Главные критерии, которыми должен обладать звонивший, считаются:

  • умение слушать;
  • отвечать спокойно;
  • вовремя замолчать.

При разговоре по телефону во время работы следует использовать общепринятые правила для любых разговоров, а не только деловых. Также к ним добавляется ряд особых рекомендаций.

Краткость

Говорить нужно только по делу, не отвлекаясь на посторонние темы. Если человек незнакомый, то нужно кратко представиться, назвав фамилию, имя, отчество, предприятие и свою должность. Необходимо уточнить, с кем идет разговор.

Необходимо сообщить о чем будет идти речь, рассказав подробности и причины. Немаловажным считается вопрос о занятости человека. Если у абонента нет времени на разговор, то целесообразно будет спросить когда ему можно перезвонить.

Вежливость

В дополнение к общим правилам ведения телефонных разговоров следует сказать, что ведя деловые переговоры по телефону нужно улыбаться и настраивать собеседника на позитивный разговор. Хоть и абонент не видит вашей улыбки, но он ее замечательно чувствует.

В речи чаще упоминать имя человека.

Ни в коем случае нельзя употреблять в речи жаргонные, уменьшительно-ласкательные и слова-перевертыши.

Терпение

Следует внимательно выслушать собеседника., не прерывая его разговора. Не стоит возражать, говорить слово «нет». Лучше мягко отклонить его предложения, говоря: «Мы пересмотрим ваши предложения..» или подобрав другую подходящую фразу.

Говорить нужно спокойно, не кричать. Но и монотонности также следует избегать. Необходимо менять интонацию и темп разговора.

При общении необходимо выдерживать паузы. Если собеседник плохо понимает, о чем идет речь, тогда нужно перефразировать, сказать ту же самую информацию, но другими словами.

Внимательность

Все нюансы разговора следует записывать. Мельчайшие важные подробности имеют особенность забываться. Имена, телефоны, другие контакты и цифры заносить лучше в блокнот или ежедневник.

Повторение

В конце разговора нужно уточнить, все ли понял собеседник. Повторить важные моменты, подвести итоги и перечислить действия, которые необходимо принять в дальнейшем: что, когда и как нужно сделать. Также надо расставить приоритеты в действиях: кто чем будет заниматься и к какому сроку завершить дело.

После проведенного телефонного разговора, необходимо оценить важность и качество общения: все ли пункты соблюдены, достигнута ли цель общения, кому и как донести результат разговора. Результаты целесообразнее записать: о чем договорились с собеседником, что обещано сделать.

Видео по теме: